Hms kort og a-melding

Det hjelper ikke at dine ansatte har HMS-kort, hvis kortet ikke er gyldig. Arbeidsforholdet mellom deg som arbeidsgiver og hver enkelt arbeidstaker må bekreftes månedlig gjennom a-meldingen.

Som arbeidsgiver i bygg- og anleggsbransjen, renholdsbransjen eller bilpleiebransjen er det ditt ansvar at arbeidstakerne dine har gyldig HMS-kort. Kravet gjelder for både norske og utenlandske arbeidstakere, inkludert innleide. Dersom en ansatt ikke har et slikt kort, eller kortet er ugyldig eller utløpt, kan du få bot.

Hva er et HMS-kort?

HMS-kortet fungerer som et ID-kort og viser blant annet hvem arbeidstakeren er, og hvilken bedrift han eller hun jobber for. Kortet har også en QR-kode som gjør det raskt og enkelt å sjekke om kortet er gyldig. Det er Arbeidstilsynet som har ansvar for ordningen med HMS-kort, men også Petroleumstilsynet, skatteetaten og politiet kan kreve å få kontrollere kortet.

Et gyldig HMS-kort bekrefter at både bedriften og arbeidstakeren er registrert i en rekke offentlige registre, og at de dermed må følge norske lover. Formålet med HMS-kortet er å forhindre sosial dumping, svart arbeid og useriøse aktører.

Arbeidsforholdet må være registrert i Aa-registeret eller OAR-registeret

For at du skal kunne bestille et HMS-kort til en ansatt, må arbeidsforholdet blant annet være registrert i Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret (Aa-registeret). Registeret administreres av Nav og inneholder informasjon om hvert enkelt arbeidsforhold, blant annet oppstartsdato, stillingsprosent og hvilken type arbeid den ansatte utfører.

Dersom du har utenlandske arbeidstakere som er på oppdrag i Norge, skal ikke arbeidsforholdet registreres i Aa-registeret, men i Oppdrags- og arbeidsforholdsregisteret (OAR-registeret). Dette registeret administreres av skatteetaten.[A2] Hensikten med de to registrene er at myndighetene skal ha oversikt over hvem som er i et aktivt arbeidsforhold.

Et HMS-kort er i utgangspunktet gyldig i to år, men det er en betingelse at arbeidsforholdet er aktivt. Det at arbeidsforholdet er registrert i Aa-registeret eller OAR-registeret, er likevel ikke nok for å dokumentere at det er aktivt. Arbeidsforholdet må bekreftes månedlig gjennom a-meldingen.

A-meldingen bekrefter at arbeidsforholdet er aktivt

Aa-registeret oppdateres via a-meldingen[A4] , som du som arbeidsgiver må levere minst én gang i måneden. Fristen for å levere meldingen er den 5. hver måned. Meldingen skal inneholde opplysninger fra den forrige måneden om hvert enkelt arbeidsforhold, inkludert lønn og skattetrekk. Dersom et arbeidsforhold har tatt slutt, vil a-meldingen altså fange det opp.

Du kan sende inn a-meldingen manuelt via Altinn hvis du har inntil åtte ansatte. Hvis du har flere enn åtte ansatte, må du sende den inn via et lønnssystem. Opplysningene i a-meldingen blir automatisk kontrollert, og leveres til både Nav, skatteetaten og Statistisk sentralbyrå.

Dersom du ikke leverer a-meldingen innen fristen, vil HMS-kortet til dine ansatte automatisk bli sperret. Det er dessuten viktig at meldingene du leverer, inneholder alle opplysningene som er påkrevd.

Trenger du hjelp med å bestille HMS-kort til din virksomhet? Ta kontakt med oss her eller på 21 08 05 70 for mer informasjon.