Oppfølging i hele levetiden

HMS-kortet har en livssyklus fra bestilling til utløp. Både arbeidsgivere og arbeidstakere har ansvar for at kortet til enhver tid er gyldig, men ved å bruke en tjeneste som Jobbkort får man hjelp og oppfølging gjennom hele kortets levetid. I denne artikkelen ser vi på hvordan Jobbkort følger opp HMS-kortet fra bestilling, via bruk i hverdagen, til kortet må fornyes eller erstattes.

Bestillingsprosessen

Selve bestillingen gjøres i løpet av noen få enkle steg, og Jobbkort fikser resten. Under prosessen vil Jobbkort blant annet:

• Kvalitetssikre bilder og legitimasjon: Alle foto blir manuelt gjennomgått og redigert ved behov før innsending, for å sikre at de oppfyller Arbeidstilsynets krav.
• Oppfølging av feil: Eksempelvis kan arbeidsforholdet ikke være registrert eller at en renholdsbedrift ikke er godkjent.
• Motta midlertidig kort: Når alle sjekker er godkjent, vil den ansatte motta et midlertidig HMS-kort på e-post eller sms. Dette digitale kortet fungerer som gyldig dokumentasjon i mellomtiden. Den ansatte begynne å jobbe så fort de har fått det midlertidige kortet – det regnes som gyldig legitimasjon frem til det fysiske kortet kommer.
• Produksjon og levering: Det fysiske HMS-kortet produseres og sendes ut per post. Normalt skal kortet være fremme innen 14 dager etter at bestillingen er mottatt og godkjent. Jobbkort sørger for at kortet sendes til riktig adresse, og skulle kortet komme i retur følger vi opp at kortet blir sendt på nytt.

Typiske utfordringer vi følger med på

• Jobbskifte: Kortet blir automatisk sperret dersom du slutter hos arbeidsgiveren som bestilte det. Du trenger nytt kort fra ny arbeidsgiver.
• Manglende A-melding: Hvis arbeidsgiver ikke sender inn A-melding, sperres kortet. Når A-meldingen sendes inn igjen, blir kortet gyldig.
• Navneendringer: Skifter enten arbeidstakeren eller firmaet navn, må nytt kort bestilles innen 30 dager.
• Manglende godkjenning: I bransjer som renhold og bilpleie må arbeidsgiver ha gyldig bransjegodkjenning – hvis denne ikke fornyes årlig, blir alle kort ugyldige.
• Utløpt D-nummer: Utenlandske arbeidstakere med D-nummer må fornye dette hvert femte år – hvis det utløper, blir kortet ugyldig.
• MVA-registrering: Firmaet må være MVA-registrert eller ha gyldig unntak. Hvis ikke, sperres kortene.

Jobbkort overvåker og sørger for at tiltak blir iverksatt. Det gir trygghet i hverdagen slik at du unngår avvik fra Arbeidstilsynet.

Når kortet nærmer seg utløp

Et HMS-kort er gyldig i maksimalt to år. Jobbkort sender ut påminnelser i god tid før kortet går ut. Med automatisk fornyelse trenger du ikke gjøre noe – Jobbkort bestiller nytt kort før utløpsdato. Ved manuell fornyelse får du enkel veiledning på e-post. Har du appen installert får du også push-varsel om at kortet snart utløper. Har du registrert ditt telefonnummer vil du også få melding på SMS.