Innmelding i registre
For å kunne bestille HMS-kort må både virksomheten og den ansatte være registrert i riktige offentlige registre. Dette er et krav fra myndighetene for å sikre at kortet bare utstedes til godkjente bedrifter og personer som har lovlig arbeidsforhold i Norge. Registreringen sørger for sporbarhet, korrekt identitet og et ryddig arbeidsliv.
Alle virksomheter må være registrert i Enhetsregisteret. Bedrifter som selger varer eller tjenester med merverdiavgift, må være registrert i Merverdiavgiftsregisteret. Ansatte må være registrert i Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret (Aa-registeret), og alle personer som skal ha HMS-kort må ha enten fødselsnummer eller D-nummer i Folkeregisteret. For utenlandske arbeidstakere kontrolleres også opplysninger i Oppdrags- og arbeidsforholdsregisteret (OAR).
Særlige krav for renholdsbedrifter
Renholdsbedrifter har egne krav som må være oppfylt før de kan søke om HMS-kort.
For det første må virksomheten være godkjent i Arbeidstilsynets renholdsregister. Dette er en offentlig godkjenningsordning som skal sikre seriøse arbeidsforhold og korrekt registrerte ansatte. Bedriften får ikke bestille HMS-kort før godkjenningen er innvilget.
For å bli godkjent må firmaet:
- være registrert i Enhetsregisteret og Merverdiavgiftsregisteret
- ha renhold som hovedaktivitet i Brønnøysundregistrene
- dokumentere at lønns- og arbeidsvilkår følger norsk lov
- og sende inn søknad om godkjenning via Arbeidstilsynet.
Etter at bedriften er godkjent, kan HMS-kort bestilles for alle ansatte. Jobbkort.no kan bistå med prosessen dersom du trenger hjelp til søknad og oppfølging.
Særlige krav for bilpleie, hjulskift og dekkhotell
Virksomheter som tilbyr bilpleie, manuell vask, dekkskift eller hjullagring er også underlagt en egen godkjenningsordning hos Arbeidstilsynet. Formålet er å forhindre svart arbeid og useriøse aktører i bilpleiebransjen.
Bedriften må:
- være registrert i Enhetsregisteret og MVA-registeret
- ha fått godkjenning fra Arbeidstilsynet før HMS-kort kan bestilles
- og stå oppført i den offentlige oversikten over godkjente bilpleie- og dekkhotellvirksomheter.
Når godkjenningen er på plass, kan HMS-kort bestilles på vanlig måte for alle ansatte som er registrert i Aa-registeret eller har gyldig D-nummer.
Ofte stilte spørsmål om registrering
Hvorfor må virksomheten registreres i Enhetsregisteret?
Enhetsregisteret gir virksomheten et organisasjonsnummer og knytter den til et lovlig driftssystem i Norge. Uten registrering her kan ikke bedriften søke om HMS-kort.
Må alle bedrifter være registrert i Merverdiavgiftsregisteret?
Ikke nødvendigvis. Bare bedrifter med omsetning over 50 000 kroner skal registreres. Nye virksomheter kan søke midlertidig unntak for å få HMS-kort mens registreringen er under behandling.
Hva gjør jeg hvis en ansatt ikke er registrert i Aa-registeret?
Da må arbeidsgiver sende inn A-melding til NAV slik at arbeidsforholdet blir registrert. Uten korrekt innmelding kan ikke HMS-kort utstedes.
Hvordan registreres utenlandske arbeidstakere?
De må ha D-nummer og være registrert i Oppdrags- og arbeidsforholdsregisteret (OAR). Dette bekrefter identitet og arbeidsforhold, og kontrolleres automatisk når du søker om HMS-kort.
Hvilke bransjer har egne godkjenningsordninger?
Renholdsbedrifter, bemanningsforetak og virksomheter innen bilpleie, dekkskift og dekkhotell må være godkjent av Arbeidstilsynet før de kan bestille HMS-kort. Uten denne godkjenningen vil søknaden bli avvist.