Hva kreves for å få HMS-kort til dine ansatte?
Introduksjon
Siden januar 2008 har det vært et lovpålagt krav at ansatte i enkelte bransjer skal ha et gyldig HMS-kort for å kunne utføre arbeid på arbeidsplassen. Dette gjelder særlig for bygge- og anleggsbransjen samt renholdsbransjen. HMS-kortet fungerer som et identitetskort som viser at arbeidsgiver og ansatt oppfyller lovens krav til arbeidsforhold, og at virksomheten er godkjent i relevante registre.
Likevel er det mange som fremdeles ikke vet hva som faktisk sjekkes for at ansatte skal kunne få et HMS-kort. Hvilke opplysninger må være på plass, og hva må arbeidsgiver gjøre? Her gir vi deg en enkel oversikt over prosessen.
Hva sjekkes før HMS-kortet utstedes?
For at en ansatt skal kunne få et HMS-kort, kreves det at flere forhold er i orden. Her er de viktigste punktene som sjekkes:
- Registrering i Enhetsregisteret
- Arbeidsgiveren må være registrert i Enhetsregisteret i Brønnøysundregistrene som en aktiv virksomhet. Hvis bedriften ikke er registrert, eller hvis registreringsstatusen er feil, vil det ikke være mulig å bestille HMS-kort.
- Arbeidsgiveren må være registrert i Enhetsregisteret i Brønnøysundregistrene som en aktiv virksomhet. Hvis bedriften ikke er registrert, eller hvis registreringsstatusen er feil, vil det ikke være mulig å bestille HMS-kort.
- MVA-registrering (for enkelte bransjer)
- Virksomheter som har en omsetning over kr 50 000 må være registrert i Merverdiavgiftsregisteret. Dette er et krav for mange selskaper i bygge- og anleggsbransjen og renholdsbransjen.
- Virksomheter som har en omsetning over kr 50 000 må være registrert i Merverdiavgiftsregisteret. Dette er et krav for mange selskaper i bygge- og anleggsbransjen og renholdsbransjen.
- Registrering i Arbeidsgiver- og Arbeidstakerregisteret (Aa-registeret)
- Bedriften må være registrert som arbeidsgiver i NAVs Arbeidsgiver- og Arbeidstakerregister (Aa-registeret). Dette betyr at virksomheten har plikt til å rapportere ansettelsesforhold via A-meldingen. Dersom det oppdages mangler i rapporteringen, vil utstedelse av HMS-kort bli stoppet.
- Bedriften må være registrert som arbeidsgiver i NAVs Arbeidsgiver- og Arbeidstakerregister (Aa-registeret). Dette betyr at virksomheten har plikt til å rapportere ansettelsesforhold via A-meldingen. Dersom det oppdages mangler i rapporteringen, vil utstedelse av HMS-kort bli stoppet.
- Godkjent renholdsvirksomhet (gjelder renholdsbransjen)
- For virksomheter i renholdsbransjen er det et særskilt krav at selskapet må være godkjent av Arbeidstilsynet som en godkjent renholdsbedrift. Denne godkjenningen sikrer at virksomheten følger lover og regler for ansettelse, lønn og arbeidsvilkår.
- For virksomheter i renholdsbransjen er det et særskilt krav at selskapet må være godkjent av Arbeidstilsynet som en godkjent renholdsbedrift. Denne godkjenningen sikrer at virksomheten følger lover og regler for ansettelse, lønn og arbeidsvilkår.
- Identitetssjekk og legitimasjon
- For hver ansatt som skal ha HMS-kort, må arbeidsgiver sørge for at arbeidstakerens identitet er bekreftet. Dette gjøres ved å laste opp en kopi av gyldig legitimasjon (pass, nasjonalt ID-kort eller tilsvarende). Identiteten til arbeidstakeren må samsvare med den informasjonen som er registrert i Aa-registeret.
- For hver ansatt som skal ha HMS-kort, må arbeidsgiver sørge for at arbeidstakerens identitet er bekreftet. Dette gjøres ved å laste opp en kopi av gyldig legitimasjon (pass, nasjonalt ID-kort eller tilsvarende). Identiteten til arbeidstakeren må samsvare med den informasjonen som er registrert i Aa-registeret.
- Aktiv arbeidskontrakt
- Ansatte må ha et aktivt ansettelsesforhold i virksomheten. Dette fremgår av innrapporteringen via A-meldingen. Hvis en ansatt ikke er rapportert som ansatt, vil det ikke være mulig å utstede HMS-kort.
Hvordan kan arbeidsgivere sikre at alt er på plass?
For mange arbeidsgivere kan det være utfordrende å holde oversikt over alle kravene og sikre at de er oppfylt til enhver tid. Her er noen konkrete tiltak du kan gjøre for å sikre at prosessen går så smidig som mulig:
- Sørg for å sende A-melding innen fristen
- Bruk en HMS-kortleverandør som kan hjelpe deg med søknadsprosessen. Enkelte leverandører tilbyr systemer for å følge opp prosessen og gi deg beskjed hvis noe mangler.
- Informer dine ansatte om at de må laste opp gyldig legitimasjon ansiktsbilde på bestillingens statusside.
Hvorfor er HMS-kort viktig?
Et HMS-kort er ikke bare et ID-kort – det er et symbol på at virksomheten følger regelverket og sikrer ordnede arbeidsforhold. For kunder og samarbeidspartnere er et HMS-kort en garanti for at de benytter en seriøs aktør. For de ansatte er det en bekreftelse på at de arbeider i et selskap som følger loven.
I bygge- og anleggsbransjen og renholdsbransjen er det også en del av Arbeidstilsynets tilsynsarbeid. Inspektører kan kreve at ansatte viser sitt HMS-kort, og hvis kortet mangler, kan bedriften bli ilagt bøter eller andre sanksjoner.
Oppsummering
For å få HMS-kort for dine ansatte, må arbeidsgiveren oppfylle en rekke krav knyttet til registreringer, innrapportering og identitetssjekk. De mest kritiske punktene er at arbeidsgiveren må være registrert i Brønnøysundregistrene, at ansatte er rapportert i Aa-registeret, og at gyldig legitimasjon er lastet opp.
Manglende oppfyllelse av disse kravene fører til forsinkelser eller avslag på søknaden om HMS-kort. Derfor er det viktig å ha full oversikt og sikre at alle forhold er i orden.
Vi i Jobbkort AS har lang erfaring med å bistå bedrifter med å utstede HMS-kort på en enkel og effektiv måte. Vi sørger for at alle krav er oppfylt, og vi veileder deg gjennom hele prosessen. Har du spørsmål, eller ønsker du hjelp med HMS-kort til dine ansatte? Ta kontakt med oss i dag!
